PV0917_PLM_DMS_Dokumentenmanagement_Procad

Die Dokumente liegen nicht in einem festgelegten Ordner. Stattdessen ist die Ordnerstruktur nur eine Sicht auf die Dokumente. Dies ermöglicht es, dass beispielsweise die Konstruktionsabteilung ihre Sicht auf Zeichnungen und CAD-Modelle eines Bauteils anders gestaltet als die Produktion, die sich für Montage- und Fertigungsberichte interessiert. (Bildquelle Procad)

PV0917_Werkzeug_Braunform

Beim Werkzeughersteller Braunform, Bahlingen, kommt das DMS-Tec zu Einsatz. Dort greifen ca. 30 Konstrukteure sowie Beschäftigte unter anderem aus dem Qualitätsmanagement, Vertrieb, Einkauf, Fertigung sowie der Geschäftsführung auf die Dokumente zu. (Bildquelle: Braunform)

Dynamischen Sichten auf eine gemeinsame Datenbasis

Damit wird klar: Projektdokumente gehören nicht ins Dateisystem, sondern jedes Dokument wird im System nur einmal mit bestimmten Informationen hinterlegt und in Strukturen mit einem logischen Zusammenhang verknüpft. Unabhängig davon wird nun eine Ordnerstruktur als dynamische Sicht darauf aufgebaut. Das Dokument liegt nicht in einem festgelegten Ordner. Stattdessen ist die Ordnerstruktur nur eine Sicht auf das Dokument. Dies ermöglicht es, dass beispielsweise die Konstruktionsabteilung ihre Sicht auf Zeichnungen und CAD-Modelle eines Bauteils anders gestaltet als die Produktion, die sich für Montage- und Fertigungsberichte interessiert. Der Service wiederum benötigt alle zur Anlage gehörenden Schadensberichte. Weil jedes Dokument nur einmal im DMS-Tec abgelegt wird, greift jede Abteilung stets auf die aktuelle Dokumentversion zu.

Dateimanagement im Werkzeugbau

Braunform, Bahlingen, ist genau diesen Weg gegangen. Das 1977 gegründete Unternehmen konstruiert und baut Werkzeuge unter anderem für die Produktion in Reinräumen gemäß GMP C und D für die Pharmaindustrie. Zu den weiteren Kundenbranchen gehören Personal Care, Consumer Goods, Verpackung, Automobil, Elektro und Wassertechnik. Um die Qualitätsanforderungen im Bezug auf das Dokumentenmanagement zu erfüllen, entschied sich das Unternehmen im Jahr 2012 zusätzlich zu dem ERP-Programm Microsoft Dynamics NAV für den Einsatz der Lösung Pro.File von Procad. Inzwischen greifen über diese Software mehr als 200 Beschäftigte auf die Daten technischer und gelenkter Dokumente zu.

Eingebunden in das durchgängige Daten- und Dokumentenmanagement in den Projekten sind ca. 30 Konstrukteure, die die 3D-Cad-Software PTC Creo einsetzen, sowie Beschäftigte aus der Arbeitsvorbereitung, dem Qualitätsmanagement, Vertrieb, Einkauf, Fertigung, Reinraum-Umgebungen, Lager und der Geschäftsführung. Im DMS-Tec können sie Dokumente ansehen, kopieren oder im Freigabeprozess weiterleiten. Diese sind viel leichter aufzufinden als früher, da sie strukturiert und durch Sachmerkmal-Leisten klassifiziert sind. Weil in dem System eine strenge Revisionierung der Bearbeitung von Dokumenten stattfindet, lässt sich nachvollziehen, wer wann was daran geändert hat und zugleich ist sichergestellt, dass stets die aktuelle Version vorliegt. Zu den weiteren Funktionen gehören Workflows, die dafür sorgen, dass der Status von technischen Unterlagen jederzeit bekannt ist. Dies ist firmenintern wichtig und auch in der Zusammenarbeit mit Zulassungsbehörden.

ist freier Journalist aus München.

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Braunform GmbH Kunststoff-und Pharmatechnik

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