Blick in die Werkhalle

Mit Sage Wincarat hat Espisa eine IT-Infrastruktur installiert, mit der sich alle Geschäftsprozesse zentral steuern lassen.
(Bild: Espisa AG)

Vom Bohnenbehälter einer Kaffeemaschine bis hin zu medizintechnischen Kunststoffteilen –Espisa ist breit aufgestellt und bedient heute Kunden ganz unterschiedlicher Branchen. Das war nicht immer so. Noch vor einigen Jahren war das Unternehmen spezialisiert auf Büromöbelteile. Geschäftsführer Thilo Weise gefällt diese Entwicklung: „Es ist spannend, welche Einblicke man in die Produktionsprozesse gewinnt. Wir sind darüber hinaus stolz darauf, dass wir seitens unserer Kunden auch häufig in die Entwicklung von Produkten direkt mit einbezogen werden, gerade wenn es um die optische Ausführung geht.“

Nicht nur die belieferten Branchen sind divers, mittlerweile sind 1.500 Werkzeuge produktiv im Einsatz. Die Produktionen haben eine Größenordnung von 60 bis 1.600 t Schließkraft. Das Produktionsvolumen des Betriebs reicht dabei von Massenfertigung in sehr hohen Stückzahlen bis hin zu sehr kleinen Chargen, beispielsweise für die Medizinbranche, in der es zudem etwa im Bereich Hygiene auch noch hohe regulatorische Anforderungen gibt. In diesem Bereich gleichen die Prozesse des Unternehmens fast denen eines Handwerksbetriebs.

Geschäftsführer Thilo Weise freut sich über die nun deutlich transparenteren Kennzahlen.
Geschäftsführer Thilo Weise freut sich über die nun deutlich transparenteren Kennzahlen. (Bild: Espisa AG)

Schlanke Branchenlösung in nur drei Monaten

Diesen Anforderungen an Flexibilität und Umstrukturierungen auf Konzern- und Unternehmensebene – seit 2018 ist der Betrieb Teil von Aeterna – wollte das Unternehmen 2019 mit einer geeigneten ERP-Software begegnen. Jörg Gukelberger, Leiter der IT und verantwortlich für Produktionsplanung und Arbeitsvorbereitung bei Espisa, erinnert sich: „Unser altes ERP-System, über das wir mit dem Konzern verbunden waren, war viel zu überdimensioniert für ein kleines Unternehmen wie uns mit 50 Mitarbeitern. Man konnte zwar jeden Prozess über Umwege an unsere individuellen Anforderungen anpassen, aber das war sehr zeit- und kostenintensiv.“

Weise ergänzt: „Wir wollten eine branchenspezifische Lösung, die auf die kunststoffverarbeitende Industrie in der Schweiz ausgerichtet ist und haben auch eine Evaluation der unterschiedlichen Lösungen durchgeführt. Entschieden haben wir uns dann für einen kompletten Neuanfang mit Sage Wincarat, wobei besonders das übersichtliche Planungstableau ausschlaggebend war.“

Im Rahmen der Umsetzung des Projektes wurden zunächst neue Hardware- und Serverstrukturen aufgebaut. Aufgrund einer konzernseitigen Deadline blieb den Verantwortlichen nur drei Monate Zeit für das Einführen der neuen Software. Trotzdem haben sie alles ganz neu aufgesetzt. Nur 5 % der Daten wurden aus dem alten System übernommen. Alle anderen Stammdaten wurden neu eingepflegt. Das hatte den Vorteil, dass Prozesse auch neu definiert werden konnten – etwa durch die Trennung von Werkzeugen und Artikeln, die seit der Implementierung der Software und der Neustrukturierung der Daten neu eingeführt wurde.

Zentrales Element für sämtliche Prozesse

Im Weiteren soll das System nun nach und nach zu einer Komplettlösung ausgebaut werden. Weise kommentiert: „Sage Wincarat soll für uns in den nächsten Jahren das tragende Instrument werden, von dem aus alles zentral gesteuert wird. Schon jetzt decken wir die Bereiche Einkauf, Verkauf, Produktion, Logistik und Kalkulation ab. Gerade optimieren wir die Lagerlogistik durch mobile Datenerfassung mit Etiscan. Außerdem ist noch Microsoft 365 angebunden und wir planen auch die Zollabwicklung mit Sage Wincarat umzusetzen. Gleichwohl nutzen wir bislang gerade mal 30 bis 40 Prozent der Möglichkeiten aus, weil wir auch immer noch nicht alle Stammdaten wie beispielsweise die Speditionen eingepflegt haben.“

Hohe Transparenz und Flexibilität

Weise sieht neben den Zeiteinsparungen im Bereich Auftragsmanagement und durch die digitale Lagerlogistik vor allem den Vorteil der erhöhten Transparenz, die Sage Wincarat dem Unternehmen bietet: „Weil alle Prozesse über ein System laufen, können wir jetzt viel besser Auswertungen fahren und die Kennzahlen sind deutlich transparenter. In Zukunft wollen wir auch noch alle Dokumentationen und Informationen zu den Kunden im System integrieren.“

Auch die geringeren IT-Kosten waren für die Verantwortlichen bei Espisa ein wichtiges Entscheidungskriterium. Durch ein stetig steigendes Auftragsvolumen haben sich die Anforderungen an das System verändert. So mussten beispielsweise immer mehr Auftrags- und Angebotsvarianten systemseitig abgebildet werden. Mit dem alten System wäre das in dem Maße nicht möglich beziehungsweise entsprechende Systemanpassungen 60 % teurer gewesen. Insofern spart das Unternehmen mit der neuen Software etwa 30 bis 40 % IT-Kosten ein.

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