Produktübersicht des Software- und Dienstleistungsunternehmens (Bild: QAS)
Ein Werksleiter schreitet durch seine Produktion. Er erblickt einen Mitarbeiter, der eine Wartungsaufgabe an einer Spritzgießmaschine durchführt. Ist dieser Mitarbeiter für diese Arbeit an dieser Maschine geschult? Ein Gabelstapler fährt vorbei. Hat der Fahrer die richtige Qualifikation und ist diese noch gültig? Ein Prüfmittel wird kalibriert, eine Wareneingangsprüfung von Granulat wird durchgeführt oder ein Erstmusterprüfbericht erstellt. Sind die notwendigen Qualifikationen der Mitarbeiter vorhanden und auf dem neuesten Stand?
Und überhaupt, haben alle Mitarbeiter eine Sicherheitsunterweisung erhalten? Wie können diese Informationen am einfachsten nachgewiesen und am effizientesten gepflegt werden? Genau hier kommt das softwaregestützte Schulungsmanagement ins Spiel. Es schafft den Überblick über sämtliche Schulungen und Qualifikationen in einem Unternehmen und ermöglicht es, ebensolche Fragen aus der Praxis gezielt zu beantworten. Denn, als wären die praktischen Anforderungen nicht Grund genug, wird die Nachweisbarkeit auch durch eine Vielzahl von Normen und Richtlinien gefordert.
Normenforderungen
Die allgegenwärtige ISO 9001 fordert in Bezug auf das Personal die Ermittlung von Fähigkeiten und Qualifikationen sowie die Durchführung von Schulungsmaßnahmen mit anschließender Wirksamkeitsprüfung und Führung von Aufzeichnungen hierüber. Selbiges gilt für Kapitel 7.2 „Kompetenz“ der Automotive-spezifischen IATF 16949 und Kapitel 6.2.2 der in der Medizintechnik angesiedelten DIN EN ISO 13485. In diesem Umfeld greifen auch die Regelwerke der US-amerikanischen FDA. Diese fordert in Abschnitt 820.25 „Personnel“, Title 21 Part 820 „Quality System Regulation“ sehr ähnliche Maßnahmen und untermauert ihre Forderungen mit dem Einsatz von „Warning Letters“.
Sicherheit und Compliance
Man muss aber nicht in einem solch normenspezifischen Umfeld tätig sein, um mit gesetzlichen Regelungen dieser Art in Berührung zu kommen. Auch die Nachweisbarkeit der Gültigkeit eines PKW-Führerscheins oder Durchführung einer obligatorischen Sicherheitsunterweisung bewegen sich bereits in Bereichen, in denen ein Unternehmen sich sehr schnell mit Haftungsansprüchen auseinandersetzen muss. Letztlich spielt natürlich auch der Kunde eine wichtige Rolle in diesem Anforderungskreislauf. Es kann durchaus sein, dass ein Kunde im Sinne seiner eigenen Compliance sehr großen Wert darauf legt, dass sein Lieferant ein effektives Schulungsmanagement betreibt und dokumentiert. So kann es vorkommen, dass ein Auftrag nicht erteilt wird, weil man mit Mitarbeiterschulungen nachlässig umgegangen ist oder diese im schlimmsten Fall gar nicht belegen kann.
Qualifikationsmatrix
Um eine schnelle Übersicht über den aktuellen Qualifikationsstatus der Mitarbeiter zu erhalten, erstellen Softwarelösungen wie Qualify.Net von CAQ jederzeit live aus vorhandenen Daten eine Qualifikationsmatrix, in der übersichtlich alles Wichtige dargestellt wird. Hier kann man auf einen Blick sehen, welcher Mitarbeiter über welche Qualifikation in welcher Ausprägung verfügt und wann er diese erlangt hat. Die Notwendigkeit spezifischer Qualifikationen wird in der Matrix durch die Erstellung von präzisen Profilen für bestimmte Arbeitsbereiche sichtbar gemacht. Sollte in einem Arbeitsbereich zum Beispiel eine bestimmte sprachliche Fähigkeit oder beispielsweise der Umgang mit Gefahrstoffen benötigt werden, hinterlegt man diese Qualifikationen bei dem Profil, und das System gleicht die notwendigen Informationen mit der Schulungsdatenbank ab. Zeitlich beschränkte Qualifikationen werden ebenfalls überwacht. Sollte die Qualifikation eines Mitarbeiters an einem spezifischen Zeitpunkt ablaufen und erneuert werden müssen, so weist das System frühzeitig auf diese Tatsache hin und übernimmt auch die Erinnerung und Maßnahmenverfolgung.
Der Wille zur Aus- und Weiterbildung ist da
Die Aus- und Weiterbildung von Mitarbeitern im Unternehmen ist allerdings keineswegs ein Thema, das lediglich „von oben herab“ oder von Regelwerken erzwungen als leidiges Mittel zum Zweck existiert. Vielmehr besteht eine ungeheure Motivation seitens der Mitarbeiter selber, sich kontinuierlich mittels Schulungen weiterzuentwickeln.
Laut der Studie „Modern learning content for modern workers” des britischen Marktforschungsunternehmens Towards Maturity, in der 6.000 Arbeitnehmer sowie 700 Personaler und Weiterbildungsbeauftragte in Unternehmen befragt wurden, wünschen sich 77 Prozent der Mitarbeiter attraktive Lernangebote, die sie im aktuellen Job und in ihrer Karriere voranbringen. Sieben von zehn Mitarbeitern sind darüber hinaus davon überzeugt, dass sie mittels Weiterbildung ihre Aufgaben im Unternehmen effektiver und effizienter ausüben könnten. Hieraus lässt sich schließen, dass der einzelne Mitarbeiter durchaus motiviert ist, sich weiterzubilden und dass durch die Zurverfügungstellung passender Weiterbildungsmöglichkeiten letztlich das ganze Unternehmen profitiert.
Wie erreiche ich meine Mitarbeiter?
Im privaten Umfeld arbeiten Mitarbeiter bereits mit absoluter Selbstverständlichkeit im digitalen Raum mit Werkzeugen wie Smartphone oder Internet und stellen daher auch entsprechende Ansprüche an die Art und Weise von Weiterbildungsmöglichkeiten im Arbeitsumfeld. Dies verdeutlicht die Umfrage „Monitor Digitale Bildung“ der Bertelsmann Stiftung unter 1.000 Personen aus der Bevölkerung und 500 Weiterbildungsfachleuten. Diese ergab, dass 74 Prozent der Online-Lernenden davon überzeugt sind, dass eine zukunftsführende Weiterbildung ohne den Einsatz digitaler Medien schlicht nicht mehr möglich ist. Es gilt demnach also, dem jeweiligen Mitarbeiter die passenden Werkzeuge für ein digitales Selbststudium zur Verfügung zu stellen, damit dieser sich kontinuierlich weiterentwickeln kann.
Dynamisches E-Learning
E-Learning im Web-Browser (Bildquelle: QAS)
Mit den E-Learning Funktionen in der seit zehn Jahren kontinuierlich weiterentwickelten Schulungsmanagement-Software Qualify.Net können Mitarbeiter direkt Selbstschulungen durchführen und ihren Wissensstand dezentral mittels interaktiver Abfragungen überprüfen und belegen. Hierbei spielen die browserbasierten Webapplikationen eine wichtige Rolle, denn diese ermöglichen es dem Mitarbeiter, sein Selbststudium zeitlich und räumlich höchst flexibel zu gestalten: Wann, wie, wo, was gelernt wird entscheidet dieser selbst. Die Gültigkeit bzw. Aktualität von Schulungsdokumenten und sämtlichen weiteren Materialien, auf die der Mitarbeiter im Selbststudium zugreift, kann direkt durch das Modul zum Dokumentenmanagement überwacht werden. Dadurch fließen, ganz getreu der Idee eines ganzheitlichen Managementsystems, jedwede Änderungen im Bereich Schulungsmaterialien auch direkt in die möglicherweise hieraus betroffenen Dokumente ein.
Ganzheitliches Schulungsmanagement
Das ursprünglich zur ISO-konformen Verwaltung von Qualifikationen entwickelte Modul Qualify.Net, das in der Vergangenheit bereits durch Elemente zur Planung, Dokumentation und Auswertung von Schulungsmaßnahmen erweitert wurde, hat sich durch die Hinzugabe von E-Learning Funktionen zu einem ganzheitlichen Werkzeug des unternehmensweiten Schulungsmanagements entwickelt. Durch die Vernetzung mit den Modulen zum Dokumentenmanagement und Prozessmanagement wird allen Mitarbeitern heute ein durchgängig vernetzter, dezentraler und papierloser Zugriff auf relevantes Unternehmenswissen ermöglicht, welches diese mittels Selbststudium und Selbstprüfung verinnerlichen können. Dies schafft die Basis für eine lebendige Gestaltung des fortlaufenden Verbesserungsprozesses im Unternehmen und einer damit einhergehenden Optimierung der Zukunftsfähigkeit auf allen Unternehmensebenen.
Fakuma: Halle B1, Stand 1114
