Die Otto Bihler Maschinenfabrik ist führend im Bereich der Fertigung industrieller Geräte zur Umformung, Montage, Befestigung und für Schweißarbeiten. Seit mehr als 50 Jahren gilt das Unternehmen mit mehr als 900 Mitarbeitern als Synonym für deutsche Wertarbeit. Kunden auf der ganzen Welt steigern mit den Maschinen ihre Produktivität und senken ihre Kosten – und das in nahezu allen Bereichen der Industrie: von der Automobil- und Elektronikbranche über die Medizintechnik und die Umwelttechnologie bis hin zu Schmuck- und Uhrenherstellern. Komplexe Maschinen wie die des Systemlieferanten aus Halblech brauchen aber eine verständliche und detaillierte Dokumentation. Ein Gebiet, auf dem das Unternehmen mit einer neuen Software-Dokumentation, die Kosten gesenkt hat und seine Kunden trotzdem umfassend informiert.

Komplexes Geschäft, einfache Prozesse

Bei einer so vielfältigen Kundenbasis war es für Bihler wichtig, seine Prozesse schlanker zu gestalten, vor allem auf dem Gebiet der Technischen Dokumentation. Das Ziel bestand darin, Support-Inhalte einfacher zu verteilen und zu archivieren. „Drei unserer wichtigsten Abteilungen – CAD, Technische Dokumentation und Softwareentwicklung – nutzten bislang ganz verschiedene Prozesse“, erklärt Bernd Bickl, Leiter der Abteilung Technische Dokumentation bei dem Halblecher Unternehmen. Bihlers Partner in diesem Projekt war Squidds, ein Beratungsunternehmen im Bereich der automatisierten Dokumentenerstellung.

Das Beratungsunternehmen unterstützt mittlere und große Unternehmen dabei, ihre Workflows für die Technische Dokumentation zu verbessern. Auf die Erstellung aussagekräftiger Dokumentationen legt die Otto Bihler Maschinenfabrik großen Wert. Sie sollen stets auf dem aktuellen Stand und vom Kunden direkt vom jeweiligen Gerät aus abrufbar sein. So haben Anwender immer dann Hilfe parat, wenn sie benötigt wird. Ziel war es daher, Bedienungshinweise für jeden Handgriff über Touchscreens am Gerät zu veranschaulichen. Georg Eck, Managing Director des Beratungshauses und Adobe Certified Expert, gilt als Spezialist auf diesem Gebiet. Er empfahl, die Adobe Technical Communication Suite einzuführen und so die Vorteile der Lösungen Adobe FrameMaker, Adobe Captivate und der Adobe Creative Suite miteinander zu verbinden.

Bei der Bestandsaufnahme erkannten man, dass Software-Dokumentation, Ersatzteillisten und Benutzeranleitungen in verschiedenen Formaten vorlagen. Daher führte das Beratungshaus zunächst alle Inhalte in einheitlicher Form zusammen. Heute erledigt der Maschinenbauer seine gesamte Technische Dokumentation mit den Anwendungen der Adobe Technical Communication Suite. Die entstehenden PDF-Dateien werden über Adobe Reader auf den Maschinendisplays angezeigt und lassen sich per Touchscreen durchblättern.
Bis dato lagen alle Dokumentationen überwiegend in gedruckter Form vor. Die gedruckten Anleitungen mit sehr anspruchsvollen, räumlichen Darstellungen und strukturiertem Aufbau werden den Kunden natürlich weiterhin zur Verfügung gestellt.

Doch mit der Digitalisierung der Dokumentationen geht man einen Schritt weiter: Von der Erstellung über die Aufbewahrung bis hin zum Abruf sind nun alle Dokumentationsprozesse vollständig integriert. Dazu kombiniert das Unternehmen die Adobe Technical Communication Suite mit dem Tetra 4D 3D PDF Converter sowie den Anwendungen Squidds Finalyser und Siemens NX. Damit ist es nun möglich, 3D-Grafiken einzubinden und Inhalte auch am Touchscreen anschaulich zu gestalten.

uch CAD-Dateien, Videos und andere wichtige Medien lassen sich einbeziehen, ohne die Datengröße spürbar zu erhöhen. „Dank der 3D-Inhalte werden unsere Dokumentationen hochwertiger und zugänglicher „, sagt Bickl. „Gleichzeitig senken wir die Produktionskosten der Anleitungen. Unsere Kunden fühlen sich bestens unterstützt.“ Mit Adobe Frame Maker verfügt man nun über eine einzige Anwendung für die Veröffentlichung, den Druck und die Anzeige technischer Anleitungen direkt am Gerätebildschirm. Das Beratungshaus erstellte dafür maßgeschneiderte Vorlagen, mit denen der Maschinenbauer die Inhalte besonders schnell für Touchscreens aufbereiten kann. Darin lassen sich sehr einfach Videos mit Adobe Captivate einbinden oder Vektorgrafiken und andere Zeichnungen mit Adobe Illustrator und Adobe
Photoshop hinzufügen. Mit wenigen Mausklicks erzeugt die Software 3D-fähige PDF-Dateien, die sich anschließend nahtlos auf die Maschinen übertragen lassen.

Durchlaufzeiten für Bestellungen gesenkt

Bihler eröffnet seinen Kunden heute ganz neue Möglichkeiten: Über den Geräte-Touchscreen können Anwender nun direkt Maschinenkomponenten auswählen und nachbestellen. Das System wandelt jeden Auftrag in ein PDF-Formular um, das sich mit Adobe Acrobat Pro anschließend noch ergänzen lässt. Während Kunden früher umständlich Papieranträge ausfüllen oder telefonisch bestellen mussten, läuft die Beschaffung inzwischen deutlich einfacher und effizienter.

Bihler hat seine Durchlaufzeiten für Bestellungen so um 80 Prozent gesenkt. „Mit den Adobe-Lösungen erstellen wir außerdem wichtige Inhalte fast 30 Prozent schneller als zuvor – darunter Software-Dokumentationen, Ersatzteillisten und Videomaterial. All das können unsere Kunden direkt auf ihren Maschinen abrufen, Anrufe beim Support oder Vor-Ort-Unterstützung entfallen.“, fasst Bickl zusammen.

Nach der erfolgreichen Einführung des integrierten Workflows plant das Unternehmen bereits voraus: Künftig will man seine internen Prozesse sowie den Kundenservice verbessern. Mit der Weiterentwicklung der Lösungen sollen Kunden bald in der Lage sein, auch dreidimensional animierte Ersatzteile direkt am Touchscreen zu begutachten und zu bestellen. „Touchscreen-Technologien sind in unserer Branche der Trend schlechthin“, sagt Bickl. „Mit der neuen Lösung können wir unseren Kunden künftig die tägliche Arbeit erleichtern. Denn nun erhalten sie alle wichtigen Informationen im Handumdrehen.“

 

„Wir wollten einen einheitlichen Workflow, mit dem wir unsere Dokumente inklusive Bildern und Zeichnungen effizienter, günstiger und sicherer entwerfen und den Kunden bereitstellen können.“

Bernd Bickl, Leiter der Abteilung Technische Dokumentation, Otto Bihler Maschinenfabrik

 

Technik im Detail

Technische Dokumentation

Eine Technische Dokumentation (auch Produktdokumentation) umfasst alle Dokumente, die ein technisches Erzeugnis beschreiben. Sie bereitet die Informationen systematisch auf und strukturiert sie so, dass der jeweilige Zweck vollständig erfüllt wird. Die Technische Dokumentation wird dem dokumentierten Erzeugnis meist über Namens- und Nummernsysteme eindeutig zugeordnet. Sie muss logisch gegliedert und strukturiert sein.

Um die Handhabung zu erleichtern, werden bestimmte Dokumente in Gruppen thematisch oder analog zur Struktur des Erzeugnisses zusammengefasst und mit modular aufgebauten Dokumentenlisten und Inhaltsverzeichnissen verwaltet. Zum Zweck der Rückverfolgbarkeit von Revisionsständen ist eine Änderungshistorie üblich. Einen plastischen Überblick über die Dokumentationssystematik geben Normen wie die DIN 6789. Leitfäden für das Gestalten von Technischer Dokumentation oder Benutzerinformation sind in Form verschiedener Normen und Richtlinien verfügbar, die EN 82079 oder die Richtlinie VDI 4500.

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Über den Autor

Georg Eck ist bei Squidds in Nürnberg tätig. eck@squidds.de