tale Wissensbasis der Unternehmen, erlangt zunehmend strategische Bedeutung. In Zeiten, in denen das Informationsaufkommen und die Anzahl verfügbarer Informationsquellen rasant steigen, gleichzeitig die Bindung von Mitarbeitern an das Unternehmen aber nachlässt, wird die Verfügbarkeit und damit die Archivierung strukturierter Informationen immer wichtiger. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen ist es eine große Herausforderung dies zu meistern und alle rechtlichen Vorgaben zu erfüllen. Es zeichnet sich aber ein interessanter Lösungsansatz ab: Wer eine revisionssichere Datenarchivierung als Serviceleistung nutzt, spart Investitionskosten. Neue Cloud-Konzepte versprechen zudem ein hohes Maß an Sicherheit, was auch Skeptiker überzeugen dürfte.

In Industrie-, Fertigungs- und Produktionsbetrieben fallen eine Vielzahl unterschiedlichster Informationen an, die es aus rechtlichen oder produktionstechnischen Gründen zu archivieren gilt. Das Spektrum reicht von steuerrelevanten Belegen bis hin zu Produktionsdaten oder Qualitätssicherungs- und Marketing-Dokumenten. Begegnet wird den damit verbundenen Herausforderungen im Allgemeinen durch den Einsatz von entsprechenden Betriebsdaten-Erfassungssystemen (BDE) oder sogenannten Production Information Management Systems (PIMS), die eine spezielle und hoch leistungsfähige Erfassung von Produktionsdaten ermöglichen. Weitere Dokumentenmanagement-Lösungen kommen dann noch zur Verwaltung ganz unterschiedlicher, aber dennoch wichtiger Unterlagen hinzu, zum Beispiel für Rezepturen, Herstellanweisungen, Standard Operating Procedures (SOPs) oder auch für Anweisungen zur Behandlung von Ausnahmesituationen sowie zur Archivierung des Schrift- und E-Mail-Verkehrs.

Produktionstechnische Gründe um zu Archivieren

Solche Systeme bedeuten jedoch in den meisten Fällen ein nicht unerhebliches Investment, besonders, wenn eine Gesamtlösung realisiert werden soll. Die Spezifikation, Beschaffung und Implementierung der benötigten Hard- und Software erfordert ein Budget im fünfstelligen oder sogar sechsstelligen Euro-Bereich. Zusätzlich müssen ebenfalls die Kosten für die kontinuierliche Pflege des Systems bedacht werden. Für kleine und mittelständische Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung sind solche Investitionen nicht zu stemmen, obgleich die Lösung an sich dringend benötigt wird und zur Erhöhung der Produktionssicherheit und letztendlich zu Kosteneinsparungen wesentlich beitragen könnte.

Vor diesem Hintergrund wundert es nicht, dass heute Keller voller Papier-Archive immer noch Realität sind. Für viele gab es leider bisher einfach keine andere Möglichkeit, um der Nachweispflicht und Archivierungswünschen nachzukommen. Die M+W Process Automation, Ludwigshafen, hat sich jetzt dieses Themas angenommen und gemeinsam mit dem Tochterunternehmen Teufel Software eine kostengünstige, verfügbare und skalierbare Alternative ausgearbeitet. Kleinere und mittlere Unternehmen können die revisionssichere Archivierung beliebiger Daten auslagern und sich den sonst dafür anfallenden Installationsaufwand sowie Investment- und Personalkosten sparen.

Verfügbare Speichermedien beim Serviceanbieter

Kern des Lösungsansatzes sind strukturierte, offene Speichersysteme, die beliebige, strukturierte und unstrukturierte Informationen speichern, und mit operativen Systemen (SPS, PLS, MES, LIMS, ERP) oder Prozessen der Kunden eng verknüpft werden können. Diese Speichersysteme, sogenannte Silent Cubes, werden im verfügbaren Rechenzentrum der Teufel Software gehostet und sind in Größe und Funktionsumfang flexibel auf die konkreten Kundenanforderungen konfigurierbar. Silent Cubes sind das erste Speichersystem, das eine dauerhafte und sichere Speicherung von Permanentdaten ermöglichen; sie sind für die revisionssichere Speicherung zertifiziert und erfüllen alle rechtlichen Vorgaben, wie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). Dabei ermöglicht das Archivierungssystem die einheitliche und gemeinsame Speicherung beliebiger Informationsobjekte wie Produktionsdaten, Alarme, Ereignisse, Rezepturen, ERP-Daten oder sonstiger Dokumente.

Ein praxisgerechtes Archivierungssystem sollte sich jedoch nicht auf das Sammeln und Speichern von Daten beschränken, sondern weitere wichtige Anforderungen abdecken. Für die Praxis relevant ist dabei vor allem, dass die Daten auch jederzeit von den Berechtigten gefunden werden. Die Lösung ermöglicht deshalb einen datenbankgestützten, direkten Zugriff auf alle archivierten Informations-objekte. Unterstützt werden außerdem verschiedene Indizierungs- und Recherchestrategien, um auf die archivierten Informationen sicher zugreifen zu können, egal ob über Schlagworte oder Volltextsuche für ein schnelles Tracking & Tracing. Dies ist dann natürlich auch mobil oder über Web-Applikationen möglich.

Anbindung an die Datenquellen

Zur Anbindung an die Datenquellen beim Anwender stehen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung, zum Beispiel OPC, ODBC als Datenbankschnittstelle, die SQL als Sprache verwendet, einfacher Datei-Zugriff oder auch ein BDIS-Gateway. Ein optimales Management der verschiedenen Daten aus allen Unternehmensbereichen ist dann mit einem Enterprise-Content-Management-System möglich, beispielsweise mit dem als Option angebotenen ELO Enterprise-Content-Management (ECM). Es verfügt über alle Funktionalitäten zur effektiven Verwaltung, schnellen Nutzung und sicheren Kontrolle von Informationen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg.

Sicherheit und Praxisnutzen

Dies umfasst die neuesten Technologien, um Informationen und Dokumente rasch zu erfassen, zu verwalten, zu speichern, revisionssicher und rechtskonform aufzubewahren und bereitzustellen.

Durch die von KPMG (weltweites Netzwerk von Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsunternehmen) zertifizierte Verbindung der ELO-ECM-Lösungen und der Silent Cubes entsteht für den Anwender eine ideale Kombination zur revisionssicheren Langzeitarchivierung beliebiger Daten und Dokumente. Der hohe Integrationsgrad der Produkte in Verbindung mit der Infrastruktur im Rechenzentrum gewährleistet einen hochverfügbaren, sicheren Betrieb. Durch Skalierungsmöglichkeiten hat der Anwender zudem immer eine auf seine Applikation angepasste, professionelle Lösung zu attraktiven, transparenten Kosten.

Die Kommunikation zwischen Rechenzentrum und den Quellsystemen am Standort des Anwenders wird immer über sichere VPN-Verbindungen aufgebaut. Optional kann auch ein lokales Gateway installiert werden. Dieses kann als zusätzlicher lokaler Datenpuffer und als Entkopplung zu den Produktivsystemen dienen. Mit dieser cloudgestützten Archivierungslösung reduzieren sich die Investitionen auf ein Minimum und der Verwaltungsaufwand entfällt, wobei der Praxisnutzen beachtlich ist: Revisionssicherheit aller archivierten Daten ist garantiert und die operativen Systeme können von Altdaten und Dokumenten entlastet werden. Außerdem ergeben sich interessante Möglichkeiten zur Prozessoptimierung durch die Verknüpfung der Archivierung mit operativen Systemen, beim Workflow, Freigabeprozessen etc. Auf eine papierbasierte Ablage und Archivierung kann dann verzichtet werden.

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Über den Autor

Rüdiger Trobisch ist Abteilungsleiter Manufacturing and Business Integration bei M+W Process Automation. info.pa@mwgroup.net