Bis 2009 bestand die Unternehmens-IT aus vielen voneinander unabhängigen Programmen, die rund um ein ERP-System angeordnet waren. Das Übertragen der Daten von einem ins andere System war zeitaufwändig sowie fehleranfällig und auch mangelte es in den einzelnen Unternehmensbereichen an Transparenz. Tim Schröder, Leiter Controlling, Finanzen und Personal bei Truplast, erinnert sich: „Als die Weiterentwicklung unseres damaligen ERP-Systems eingestellt wurde, war es an der Zeit, eine neue Software zu suchen. Um die Akzeptanz der neuen ERP-Software im Haus zu gewährleisten, haben wir von Anfang an Mitarbeiter aus allen Fachabteilungen in den Auswahlprozess mit einbezogen. Die Key-User definierten für ihre Bereiche Anforderungen an das System und nahmen ihre internen Prozesse auf.“ Über Messebesuche, Fachzeitschriften, ERP-Studien und Empfehlungen von befreundeten Unternehmen definierte das Auswahlteam 23 Anbieter, denen der Anforderungskatalog zugeschickt wurde. Schröder führt aus: „20 Anbieter haben geantwortet. Ein K.O.-Kriterium war für uns die internationale Einsatzmöglichkeit der Software, unser Standort in Ungarn sollte ja ebenfalls mit dem neuen System arbeiten. Die verbliebenen fünf Anbieter lud man zu Systempräsentationen nach Langgöns ein. Anhand einer Checkliste wurden Funktionalität und Ergonomie der Software bewertet. Natürlich spielten auch subjektive Kriterien, der Preis und Referenzen der Anbieter eine Rolle.“ Den Zuschlag erhielt am Ende Abas, ein Unternehmen mit Entwicklungs-Schwerpunkten auf ERP- und E-Business-Software.

ERP-Einführung unter
erschwerten Bedingungen

Die Implementierung des Systems erfolgte mit sogenannten Blended-Learning-Schulungsmethoden, die aus Präsenzschulung der Key-User einerseits und E-Learning-Einheiten andererseits, bestehen. Schröder erklärt: „Die Schulung der Mitarbeiter ist ein zentraler Punkt für das Gelingen eines ERP-Projekts. Durch einen Auftragsanstieg um über 60 Prozent gegenüber dem Vorjahresquartal ist diese Phase in unserem Hause jedoch zu kurz gekommen. Die Key-User waren bereits im Tagesgeschäft eingespannt. Alles in allem hat die Einführung trotz erschwerter Bedingungen gut geklappt. Alle Basisprozesse haben beim Systemstart funktioniert.“ An den Standorten Langgöns und Sonneberg sind 17 Bildschirm-Arbeitsplätze der Business-Software im Einsatz. Das Unternehmen arbeitet mit allen Funktionen der Software, inklusive des optional im Standard integrierten DM-Systems (Datenmanagement-System).

Schnelle und effiziente Prozesse

Waldemar Koch ist Produktionsleiter bei Truplast und war als Key-User am Einführungsprojekt beteiligt: „Unsere Produktion hat verschiedene Verfahren, die das ERP-System abbilden muss. Die Produktion unserer Staubsauger-Schläuche im Extrusionsverfahren beispielsweise ist Serienfertigung. Datenblätter, Rezepturen und Mischungsverhältnisse sind in der Stückliste hinterlegt. Ein Vorteil des neuen ERP-Systems ist, dass es zum Auftrag angehängte Dokumente automatisch mit ausdruckt. Der Bereich Maschinenbau ist Einzelfertigung, dort sieht eine Stückliste wieder ganz anders aus. Beide Verfahren können wir in unserem System abbilden.“ Der Betrieb hat das Rückmelde-Verfahren über das an die Software angebundene BDE-System (Betriebsdatenerfassung) und durch Barcodescanner automatisiert und beschleunigt. Beispielsweise verbucht das System Leistung und Material ohne Zutun vom Anwender. Durch die vorgegebenen Prozesse haben sich die Rückmeldefehler stark verringert und tendieren heute gegen Null. Ebenfalls konnte das neue Rückmeldeverfahren eine tägliche Zeitersparnis von bis zu einer Stunde erzielen. Koch bestätigt: „Wird heute ein Auftrag an die Produktion übergeben, kann ich sofort feststellen, ob alle dafür benötigten Materialien auf Lager liegen oder wann sie geliefert werden. Ebenfalls sofort ersichtlich sind die zur Verfügung stehenden Kapazitäten bei Mitarbeitern und Maschinen. Alle Funktionsbereiche der Software sind miteinander verbunden, dadurch ist die Transparenz und Auskunftsfähigkeit gestiegen. Ob Lagerbestand, Auftragseingang, Liefertermine, ein Knopfdruck genügt und das System liefert mir die gewünschte Information.“

Mehr Wissen pro Klick

Schröder ergänzt: „Darüber hinaus stehen im neuen System zusätzliche Informationen zur Verfügung, die im Alten nicht ausgewiesen wurden, wie spezielle Leistungsauswertungen für einen Auftrag oder Auswertungen im Qualitätssicherungsbereich. Durch das integrierte DM-System ist es jetzt auch möglich, alte Vorgänge mit einem Klick bis auf Belegebene nachzuvollziehen, was viel Zeit spart. Ein weiterer Punkt, der für die IT-Lösung spricht, ist die Möglichkeit Abläufe immer wieder neu in der Software abzubilden. Wir sind die letzten Jahre stark gewachsen, beispielsweise im Bereich der individuellen Schlauchsystemlösungen. Im Gegensatz zu dem neuen war es im alten System fast nicht möglich, die neuen Prozesse abzubilden. Und last but not least brauchten wir für unsere Produktionsstätten in Ungarn, Spanien und China eine international einsetzbare Software.“ In nächster Zeit soll die ERP-Software auch im Werk in Ungarn zum Einsatz kommen – mit ungarischer Bediensprache und Buchhaltung.

Multisite senkt Lieferzeiten

Das Unternehmen arbeitet auch am Produktionsstandort Sonneberg mit der neuen Software. Über Citrix an den Server in Langgöns angebunden, kann der Betreiber an beiden Standorten Aufträge einlasten. Damit ist Sonneberg quasi die verlängerte Werkbank des Hauptwerks. Hierzu berichtet Koch: „Wir wissen heute jederzeit, welche Artikelbestände überall vorhanden sind und können schnell darauf zugreifen. So konnten wir unsere Lagerbestände optimieren und Lieferzeiten senken.“ Generell sind laut Koch seit dem Echtstart des Systems die Transparenz und die Produktivität im Unternehmen gestiegen.

Kosteneffizienz
Mehr Überblick

Durch den Einsatz der ERP-Software kann Truplast die eigenen Abläufe transparenter darstellen und die Rückmeldezeiten pro Tag um eine Stunde reduzieren. Gleichzeitig sind Rückmeldefehler nahezu auf null gefahren. Hierdurch konnte der Verarbeiter die Lagerbestände optimieren und die Lieferzeiten senken. Weiterhin kann die Software Abläufe immer neu abbilden und alte Vorgänge einfach nachvollziehen.

 

 

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Christoph Harzer