Das technische Dokumentenmanagement System (DMS-Tec) erfasst und gespeichert alle Daten und Unterlagen zu einem Projekt zentral und leitet sie entlang der Arbeitsprozesse automatisch von einer Aufgabe zur anderen weiter. (Bildquelle: Procad)

Das technische Dokumentenmanagement System (DMS-Tec) erfasst und gespeichert alle Daten und Unterlagen zu einem Projekt zentral und leitet sie entlang der Arbeitsprozesse automatisch von einer Aufgabe zur anderen weiter. (Bildquelle: Procad)

An der Art und Weise, wie ein Unternehmen mit seinen Dokumenten umgeht, lässt sich ablesen, ob seine Prozesse effizient sind. Arbeiten alle Beschäftigten, auch der Außendienst, auf Basis aktueller Daten? Sind die Lieferantenunterlagen Teil der Dokumentation und ist die Maschine auch sonst richtig und vollständig dokumentiert? Wie sieht es mit der Abstimmung zwischen Mechanik, Elektronik und Software aus? Kann hier überall ein Haken gemacht werden, ist an den Prozessen nichts auszusetzen. So sieht die gängige Praxis in den meisten Unternehmen jedoch nicht aus. Stattdessen existieren mehrere Systeme parallel für die Dokumentenablage. Eine gemeinsame Datenbasis für M-CAD und E-CAD fehlt, ebenso eine Struktur bei Daten und Dokumenten. Die Resultate sind mangelnde Transparenz, Zeitverlust durch Suchen, falsche Entscheidungen und fehlende Dokumentenlenkung.

Klassische Ordnerstrukturen ungeeignet für strukturierte Ablage

Strukturinformationen zu einem Bauteil entstehen in der Regel in der Entwicklung und werden in der Fertigung und im Vertrieb verwendet. Somit durchläuft ein Bauteil verschiedene Systeme wie ECAD, PDM, Enterprise Ressource Management (ERP) und Costumer Relationship Management (CRM). Jedoch arbeiten diese nur selten in durchgängig gemanagten Strukturen. Betrachtet man weiterhin die Ablage in klassischen Dateisystemen, etwa im Windows Explorer, und die damit verbundene Menge an unstrukturierten Daten, wird schnell deutlich: Versionen, Freigaben und die Zusammenarbeit lassen sich auf einer solchen Grundlage kaum ausreichend lenken. Klassische Ordnerstrukturen sind schlicht nicht dazu geeignet, ein strukturiertes Product Data Backbone bereitzustellen.

Wurde etwa eine Pumpe in einer Anlage an verschiedenen Stellen verbaut, ist auch die dazugehörige Spezifikation an verschiedenen Stellen innerhalb der Ordnerstruktur des Dateisystems abgelegt. Änderungen an der Spezifikation müssen dann an allen Stellen einzeln vorgenommen werden. Über die Ablage und Verschlagwortung klassischer DMS lässt sich eine Zusammengehörigkeit von Dokumenten zwar über gleiche Keywords herstellen. Ein eindeutiger Zusammenhang ist so aber nicht zu ermitteln. Erst über die Struktur der Anlage erhält der Anwender wirklich Transparenz, da sie unabhängig vom Dokument ist.

Die Dokumente liegen nicht in einem festgelegten Ordner. Stattdessen ist die Ordnerstruktur nur eine Sicht auf die Dokumente. Dies ermöglicht es, dass beispielsweise die Konstruktionsabteilung ihre Sicht auf Zeichnungen und CAD-Modelle eines Bauteils anders gestaltet als die Produktion, die sich für Montage- und Fertigungsberichte interessiert. (Bildquelle Procad)

Die Dokumente liegen nicht in einem festgelegten Ordner. Stattdessen ist die Ordnerstruktur nur eine Sicht auf die Dokumente. Dies ermöglicht es, dass beispielsweise die Konstruktionsabteilung ihre Sicht auf Zeichnungen und CAD-Modelle eines Bauteils anders gestaltet als die Produktion, die sich für Montage- und Fertigungsberichte interessiert. (Bildquelle: Procad)

Dokumenten- und Product Lifecycle Management verbinden

Es empfiehlt sich daher, den gängigen Begriff des Dokumentenmanagements zu erweitern. Technische Dokumentenmanagementsysteme (DMS-Tec), wie sie etwa der PDM/PLM-Hersteller Procad, Karlsruhe, entwickelt hat, ermöglichen es über die Ablage kaufmännischer Dokumente hinaus, die Strukturen eine Maschine oder Anlage abzubilden. Sie verbinden das Dokumentenmanagement in projektorientiert arbeitenden Firmen mit Product Lifecycle Management. Alle Daten und Unterlagen zu einem Projekt werden zentral erfasst, gespeichert und entlang der Arbeitsprozesse automatisch von einer Aufgabe zur anderen weitergeleitet. Dies geschieht unabhängig von den Systemen, mit denen Daten und Dokumente erzeugt werden, und auch unabhängig von den Abteilungen. DMS-Tec-Lösungen nehmen 2D- und 3D-CAD-Modelle ebenso auf wie Pläne und Designs aus der Elektrotechnik und Elektronik. Auch PDF, DXF, Word und Excel-Dateien sowie E-Mails gehören dazu, oder auch Fotos über eine Schadenssituation eines Produkts beim Kunden. Das DMS-Tec ist  damit ein umfassendes Product Data Backbone eines Unternehmen. Auf seiner Basis lassen sich alle Produktdaten und Dokumente abteilungsübergreifend bearbeiten: CAD-Modelle, Zeichnungen, Konstruktionsstücklisten der mechanischen Entwicklung, Schaltpläne, Stücklisten, externe Datenblätter der Elektrokonstruktion, Pflichtenhefte, Kundenzeichnungen, E-Mail-Verkehr, Fertigungsdatenblätter der Projektierung und Abnahmeprotokolle der Qualitätssicherung.

Dokumente ‒ aufgehängt in der Anlagenstruktur

Eine Produktstruktur, eine Anlage oder ein Infrastrukturobjekt werden im DMS-Tec in einer vom Dokument losgelösten Form verwaltet. Strukturen – in der Praxis auch Projekt-, Maschinen- oder Lebenslaufakten genannt – entstehen durch die technische Ausprägung der Anlage beziehungsweise des Produktes oder ihren Aufstellort. Es kann sie mehrfach und unabhängig voneinander geben. Alle im Lebenslauf entstehenden Dokumente vom Pflichtenheft und dem CAD-Modell in der Entwicklung über Schaltpläne und Stücklisten in der Produktion bis zu Angeboten, Bestellungen und Auftragsbestätigungen werden an den technischen Strukturen der Anlage oder eines Aufstellortes der Infrastruktur abgelegt beziehungsweise diesem zugeordnet. In dieser DMS-Tec-Struktur arbeiten die verschiedenen Abteilungen von der Entwicklung bis zum Service mit verschiedenen Sichten auf dasselbe. Ist also eine Pumpe mehrfach vorhanden ist, liegen in der Struktur keine Kopien, sondern immer nur die Verknüpfungen auf die originären Dokumente beziehungsweise Daten. So ist sichergestellt, dass dieselbe Information nur einmal vorhanden ist und bearbeitet wird. Für die Pumpe im Kühlsystem kann es zum Beispiel noch Informationen aus dem Lebenszyklus der Anlage geben, die für die Pumpe im Speisewassersystem nicht zutreffen.


Marktübersicht Manufacturing Execution Systeme (MES)

Diese Marktübersicht enthält die wichtigsten MES, um die Fertigung in der Kunststoff-verarbeitende Industrie zu steuern, zu überwachen und zu regeln. Im Idealfall lassen sich damit die Fertigung effizienter gestalten und das Einhalten von Terminen vereinfachen. Die in der Marktübersicht enthaltenen MES-Anbieter lassen sich beispielsweise nach Einsatzbereich, Zielsetzung oder Funktionsumfang sortieren.

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Über den Autor

Frank Zscheile

ist freier Journalist aus München.